Demande de confidentialité : quels justificatifs fournir ?

Lorsqu’un acte déposé au registre contient l’adresse personnelle d’un dirigeant ou d’un associé, sa diffusion publique peut exposer des informations privées. Une demande de confidentialité permet, pour certaines pièces admissibles, de joindre une version consultable sans ces mentions et une version complète destinée au traitement du dossier.

Le justificatif de la demande de confidentialité accompagne cette démarche sur le Guichet unique de l’INPI. Pour éviter un rejet ou une demande de correction, il faut distinguer les documents, préparer les deux versions et renseigner correctement les pièces justificatives.

Sommaire

A retenir :

Protection ciblée des adresses personnelles dans les documents admissibles
Deux versions distinctes pour préserver le traitement du dossier
Justificatif ajouté aux pièces supplémentaires de la formalité
Vérification attentive de la synthèse avant validation définitive

Demande de confidentialité à l’INPI : quand la préparer

Cette protection répond au besoin de limiter la diffusion de données personnelles dans des actes accessibles au public. Selon l’INPI, la demande peut accompagner certaines formalités de création, de modification, de cessation ou de dépôt d’actes.

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Documents concernés et limites de la démarche

Le mécanisme peut notamment concerner des statuts, un procès-verbal ou un rapport déposé, lorsque la pièce est éligible et contient une adresse personnelle. Il ne faut pas supposer que toute information ou tout document peut être occulté : vérifiez les options proposées pour la formalité concernée.

La confidentialité ne signifie pas que l’autorité compétente ne reçoit pas la version intégrale. Elle permet de distinguer la copie destinée à la diffusion publique du document complet nécessaire à l’instruction.

Pièces utiles selon le type d’acte :

Une version publique sans les adresses personnelles visées
Une version confidentielle reproduisant intégralement l’acte
Le justificatif associé à la demande de confidentialité

Motivation et protection des données personnelles

La motivation doit correspondre aux mentions que vous souhaitez protéger, sans modifier le contenu juridique de l’acte. Par exemple, une société peut retirer les adresses privées de la copie publique tout en conservant ces éléments dans la pièce confidentielle.

Selon les indications de l’INPI, l’option de confidentialité concerne des pièces admissibles et doit être demandée dans la formalité appropriée. Le secret professionnel des personnes chargées du dossier ne remplace pas cette démarche de protection de la diffusion.

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Justificatif de confidentialité : dépôt des pièces sur le Guichet unique

Une fois les documents préparés, l’étape suivante consiste à les classer dans les bonnes rubriques de la formalité. L’interface peut varier selon l’opération, mais le principe reste de signaler la pièce concernée et de joindre ses deux versions.

Créer les versions publique et confidentielle

Dans l’onglet « Pièces jointes », cochez l’option indiquant que le document ne doit pas être diffusé publiquement et qu’une version publique est fournie. Déposez ensuite la copie expurgée ainsi que la version complète, en vérifiant que chacune correspond au même acte.

Pour les statuts d’une SAS, la copie publique peut masquer les adresses personnelles des associés concernés, tandis que la copie confidentielle conserve le texte intégral. Le même principe vaut pour un procès-verbal de transfert de siège ou un rapport de liquidateur contenant des adresses.

Repères de dépôt selon l’opération :

Opération	Pièce concernée	Versions à joindre	Rubrique à vérifier
Création d’une SAS	Statuts	Publique et confidentielle	Pièces jointes
Transfert du siège d’une SARL	Procès-verbal d’assemblée	Publique et confidentielle	Pièces jointes
Dissolution	Rapport du liquidateur	Publique et confidentielle	Pièces jointes
Réduction de capital	Décision ou procès-verbal concerné	Publique et confidentielle	Détail du dépôt et pièces jointes

Ajouter le justificatif et contrôler la synthèse

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Ajoutez le justificatif dans « Pièces supplémentaires », à partir de l’option d’ajout de pièces jointes, puis sélectionnez le type correspondant. Selon l’INPI, certaines formalités permettent de demander la confidentialité pour des pièces jointes ; la sélection doit donc rester cohérente avec l’acte déposé.

Avant validation, contrôlez la synthèse : elle doit faire apparaître la version publique, la version confidentielle et le justificatif. Ce contrôle simple permet de repérer une pièce oubliée ou une copie publique qui laisserait apparaître une adresse.

Suivi de la demande et erreurs à éviter

Après le dépôt, le suivi de la demande permet de vérifier si la formalité progresse ou si une correction est attendue. Conservez les fichiers transmis et consultez régulièrement votre espace, surtout lorsque l’acte doit être enregistré dans un délai lié à une opération de société.

Contrôler les pièces avant l’envoi définitif

Une version publique trop peu occultée peut divulguer les coordonnées que vous souhaitiez protéger. À l’inverse, une version confidentielle incomplète peut compliquer l’examen, puisque l’administration doit disposer de l’acte intégral pour traiter la formalité.

Vérifications avant validation :

Concordance entre les deux versions du même document
Absence des adresses visées dans la copie publique
Présence du justificatif dans les pièces supplémentaires
Lecture attentive des pièces listées dans la synthèse

Corriger une demande incomplète sans retarder le dossier

Si une pièce manque ou si la synthèse ne reflète pas le dépôt attendu, consultez les notifications de la formalité et suivez les indications de correction disponibles. Pour une difficulté persistante, l’assistance du Guichet unique peut aider à identifier la rubrique ou le document à reprendre.

Un formulaire correctement renseigné ne suffit pas si les fichiers sont mal nommés ou placés au mauvais endroit. Un classement clair et un contrôle final réduisent les risques de confusion entre confidentialité demandée et acte destiné à la diffusion.

Source : INPI, « Anonymisation des actes et des données personnelles » ; INPI, « Modèle de demande d’occultation de l’adresse personnelle des personnes physiques ».