Employeur : comment déclarer une absence au travail sans justificatif ?
L’absence non justifiée d’un salarié crée une incertitude opérationnelle et juridique pour l’employeur.
Face à cela, l’employeur doit identifier l’absence, demander un justificatif, et décider des suites.
A retenir :
- Informer l’employeur immédiatement, arrêt de travail transmis sous 48 heures
- Mise en demeure recommandée après 48 heures sans justificatif
- Possibilité d’abandon de poste si reprise non effectuée
- Recours aux Prud’hommes si litige disciplinaire non résolu
Après vérification initiale, agir face à une absence sans justificatif
Vérifier la situation et contacter le salarié
Cette vérification prolonge l’obligation d’agir rapidement face à une absence non justifiée.
Contactez le salarié, notez les éléments, et conservez toute trace écrite ou vocale de l’échange.
Vérifications administratives et pratiques :
Consignez la date, l’heure, et la nature de l’appel ou du message reçu.
- Vérifier les communications reçues et les appels manqués
- Contrôler les documents déjà transmis au service RH
- Consigner les échanges avec le manager direct ou le CSE
- Identifier si une convention collective prévoit des règles spécifiques
Par exemple, notez si le salarié a mentionné un rendez-vous médical ou un imprévu familial.
Type d’absence
Justificatif attendu
Délai courant
Conséquence possible
Maladie
Arrêt de travail médical
48 heures
Retenue de salaire possible
Événement familial
Acte civil ou certificat
Selon accord collectif
Congé rémunéré si prévu
Grève / force majeure
Attestation transport ou presse
Dès que possible
Pas de sanction si prouvé
Absence non autorisée
Aucun
Sans délai
Mesure disciplinaire possible
« J’ai envoyé mon arrêt maladie par mail, et mon employeur a accusé réception le lendemain »
Jean N.
Avant toute sanction, vérifiez les conventions collectives et le règlement intérieur de l’entreprise.
Ces constats permettent d’envisager l’envoi d’une mise en demeure ou d’autres actions disciplinaires.
À l’issue des vérifications, envoyer une mise en demeure ou engager une procédure
Contenu et délai de la mise en demeure
Après avoir vérifié l’absence, l’employeur peut adresser une mise en demeure formelle.
La lettre recommandée précise le délai de réponse, généralement au moins quinze jours calendaires.
Contenu obligatoire de la lettre :
Indiquez la nature de l’absence, le délai demandé, et la conséquence éventuelle en cas d’absence de réponse.
- Exposer l’absence constatée et les éléments manquants
- Demander la transmission du justificatif dans un délai précis
- Informer des suites disciplinaires possibles en l’absence de réponse
- Conserver un exemplaire de l’envoi recommandé
Étape
Modalité
Délai minimal
Remarque
Envoi lettre
Recommandée avec AR
15 jours
Préciser délai de réponse
Réception réponse
Mail ou courrier
Selon délai fixé
Archiver la preuve
Deuxième courrier
Optionnel
Après premier délai
Renforcer la preuve
Procédure disciplinaire
Réunion et sanction
Variable
Respecter droits de la défense
« J’ai reçu une mise en demeure et j’ai pu expliquer mon absence par courrier médical »
Marie N.
Selon Service-public.fr, l’employeur doit fixer un délai raisonnable et documenter chaque étape.
Avant toute sanction, informez l’Inspection du travail en cas de doute et vérifiez les avis du Medef si pertinent.
Engager la procédure disciplinaire en respectant les garanties
Cette phase exige rigueur et respect des droits du salarié afin d’éviter un contentieux inutile.
Selon l’Inspection du travail, la convocation à un entretien préalable est nécessaire avant une sanction grave.
Points de procédure essentiels :
- Convocation écrite à un entretien préalable avec délai raisonnable
- Permettre au salarié de se défendre et d’être assisté
- Décider une sanction motivée et proportionnée aux faits
- Appliquer le règlement intérieur et les accords d’entreprise
Pour illustrer, une mise à pied disciplinaire peut être prononcée après l’entretien si la faute est établie.
Ces choix préparent l’examen des conséquences juridiques et des recours du salarié.
La bonne documentation est cruciale, et la communication avec la direction des ressources humaines doit rester factuelle.
Après sanction ou rupture, comprendre les recours et conséquences juridiques
Licenciement, abandon de poste et conséquences pratiques
Après des démarches documentées, l’employeur peut envisager le licenciement si la faute est répétée et grave.
Depuis la loi de fin 2022, l’abandon de poste peut conduire à une présomption de démission sous conditions strictes.
- L’employeur doit avoir mis en demeure le salarié par LRAR
- Le salarié doit ne pas avoir repris le poste dans le délai fixé
- En cas de présomption, le salarié peut perdre ses droits aux allocations
- Pôle emploi et URSSAF sont consultés en fonction de la rupture
« Après une longue absence non justifiée, l’entreprise m’a prescrit une procédure et j’ai saisi les Prud’hommes »
Paul N.
La rupture pour abandon de poste prive souvent le salarié du droit aux allocations chômage selon Pôle emploi.
Sur le plan social, le recours à la CPAM peut s’imposer si l’absence relève d’un arrêt maladie non transmis.
Recours devant les Prud’hommes et éléments de preuve
En cas de litige, le salarié peut saisir les Prud’hommes pour contester une sanction ou une rupture abusive.
Selon Ameli et la CPAM, conservez les feuillets d’arrêt maladie et les échanges pour étayer votre dossier.
- Conserver courriels, accusés de réception et preuves d’appels
- Archiver les lettres recommandées et les décisions disciplinaires
- Faire apparaître l’application du règlement intérieur et des accords
- Consulter la Fédération Française des Entreprises de Propreté ou le Medef pour secteurs spécifiques
« Mon dossier s’est appuyé sur des copies d’emails et la lettre recommandée envoyée »
Sophie N.
En cas de contentieux, l’Inspection du travail peut fournir des informations et orienter vers des solutions amiables.
La preuve, la proportionnalité et le respect des procédures restent les clés pour limiter le risque de litige aux Prud’hommes.
